Les entreprises peuvent être amenées à rembourser à ses employés des charges engagées dans le cadre de leur emploi ou de leur fonction. Le remboursement est encadré par l’établissement d’une note de frais. Cette dernière est normalement assujettie d’un enregistrement particulier en matière de comptabilité. Zoom sur la comptabilisation des notes de frais en Belgique.

L’acquittement de frais de transports, de missions, de l’émission et de cadeaux

Les comptes utilisés par le comptable à Ixelles, Saint-Gilles, Bruxelles et à Watermael-Boitsfort lors de la saisie comptable de toutes les notes de frais des employés comprennent souvent le compte de la classe 6. Il comptabilise en effet les charges occasionnées par l’accomplissement des missions. Cela peut renvoyer aux frais de cadeaux, frais de l’émission, de missions ou de déplacements, etc. l’opération s’effectue en fonction de la nature de la contribution.

Le prestataire comptable peut se servir du compte 6251 pour les frais de transport du personnel (avion, péage, train, etc. Il peut utiliser aussi le compte 6257 propre aux réceptions en raison d’une invitation des clients de la société pour un diner au restaurant. Le compte 6234 relatif aux cadeaux peut être aussi servi en cas d’acquisition de divers articles remis à titre gratuit à des personnes tierces.

La structure est autorisée à user de ces comptes, peu importe que la remise de dette soit axée sur la somme des frais réellement engagés par l’employé ou justement en application d’un barème de forfait.

Lorsqu’une part du remboursement ou de l’indemnisation est soumise à déclaration sociale pour le cas des charges de défraiements par exemple, il est tout à fait possible de faire valoir le compte 6414. Ce dernier est lié aux indemnités et avantages divers pour la partie soumise à cotisations sociales. L’expert du chiffre peut laisser la section exonérée dans les comptes de frais par nature.

Le remboursement des dépenses de transport domicile travail

Le chef d’entreprise peut se charger du règlement d’une partie des charges liées aux déplacements. Dans ce cas les titres d’abonnements, permettant au salarié de se déplacer entre son lieu d’habitation et son milieu de travail, sont les plus concernés. La prise en charge peut s’élever jusqu’à 50% du coût du titre d’abonnement. Ce dernier est en général basé sur les prix de la 2ème classe. Par ailleurs, la comptabilité à Ixelles doit mentionner ces remboursements sur les fiches de paies de chaque employé.

Dans le domaine de la comptabilité, le versement des charges de transport domicile-travail doit être traité au débit du compte 647. Ce dernier indique le compte relatif aux autres charges sociales de la société.

Dans le cas où la structure devrait souscrire le justificatif des dépenses générales, elle est tenue à y figurer toutes actions de remboursements des charges accordées aux personnels les mieux rémunérés.